Підприємці часто нехтують первинними документами, бо «всі так роблять» або тому, що податківці нібито не вимагають
Але насправді ситуація складніша. Хоча ДПС справді заявила, що єдинникам без ПДВ штрафи за відсутність первинки не загрожують, закон говорить інакше. Розбираємось, що насправді буде ФОПу, коли відсутні документи, кому точно вони потрібні, і як захиститися у випадку конфлікту з податковою.
Що каже податкова?
У березні 2025 року ДПС опублікувала лист №211/2/99-00-07-03-01-02, у якому прямо зазначила: штрафи зі статті 121.1 ПКУ не застосовуються до ФОПів-єдинників 1–3 груп без ПДВ за незберігання первинних документів.
Ця позиція створила враження, ніби документи не потрібні. А ще — її можна використовувати як аргумент у діалозі з інспекторами. Проте, якщо заглянути у статтю 44 ПКУ, то там чітко прописано: усі платники податків зобов’язані вести облік на підставі первинних документів, без винятків для єдинників.
Виходить, що лист ДПС і сам Податковий кодекс — суперечать один одному.
Коли первинні документи справді потрібні
Навіть якщо ви — ФОП на єдиному податку без ПДВ, не поспішайте розслаблятись. Документи вам можуть знадобитися у таких випадках:
- Банківський моніторинг: при перевірках рахунків банки можуть запитати підтвердження джерел надходжень. Відсутність первинки — ризик блокування.
- Обов’язковий товарний облік: для тих, хто торгує технікою, ювеліркою чи ліками.
- ФОПи-загальники: для відображення витрат у звітності.
Більше про те, як і коли ФОП зобов’язаний зберігати документи — у нашій статті.
Хто відповідальний за документ?
У більшості випадків постачальник має надати вам первинний документ:
- товар — накладна;
- послуга — акт;
- від фізособи — закупівельна відомість;
- з-за кордону — інвойс або митна декларація.
Ви маєте зберігати ці документи протягом 3 календарних років із моменту подання звітності (ст. 102 ПКУ). І якщо документ загублений — це не звільняє вас від відповідальності, а лише зобов’язує його відновити.
А що, якщо ви в зоні бойових дій?
Для ФОПів із тимчасово окупованих територій або зон активних бойових дій діє особливе правило: вони можуть повідомити податкову про втрату документів і на час воєнного стану перевірки зупиняються (пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX ПКУ).
Для таких ФОП діють окремі правила сплати податків. Які? Читайте нашу статтю.
Як автоматизувати створення первинки?
Сучасні сервіси, такі як Вчасно.Звіт, дозволяють створити рахунок, накладну, акт чи інвойс в кілька кліків — навіть завантажити свій шаблон. Ви обираєте товар, додаєте контрагента, натискаєте «Створити» — і все готово. Підписуєте електронним підписом — і документ зберігається онлайн.
Спробувати електронну звітність та автоматизацію первинки можна в сервісі Taxer
Висновки щодо первинних документів для ФОП такі: попри те, що лист ДПС 2025 року може бути використаний як аргумент у спілкуванні з податковою, він не є абсолютною гарантією безпеки. Законодавство не робить винятків і зобов’язує всіх платників податків, зокрема і єдинників, вести облік на підставі первинних документів.
Тож найрозумніше рішення — мати всі необхідні документи та зберігати їх у порядку.
Зберігайте первинку! Це ваш щит, а не тягар.
Щоб знати більше про важливі дати та не пропустити нічого важливого, користуйтеся податковим календарем.
Знижка на Податковий календар — тут.