Фізичні особи-підприємці (ФОП), які працюють на спрощеній системі оподаткування, не зобов’язані вести повний бухгалтерський облік
Проте ведення обліку доходів — обов’язкова умова для всіх ФОП на єдиному податку. Це дозволяє не тільки уникнути проблем із податковою, а й зручно формувати звітність.
Що саме треба обліковувати
ФОП на 1, 2 і 3 групах єдиного податку повинні вести облік доходів (а не витрат), тобто сум, фактично отриманих на рахунок або в готівковій формі.
До доходу включаються:
- кошти від реалізації товарів, робіт чи послуг;
- передплати;
- суми, отримані через РРО/ПРРО, еквайринг або готівкою.
Важливо: дата отримання доходу — це дата фактичного надходження грошей, а не виставлення рахунку чи підписання акту.
Як вести книгу обліку доходів
З 2021 року ФОП на єдиному податку не зобов’язані вести паперову Книгу обліку доходів, яку раніше потрібно було реєструвати в податковій. Але облік все одно має бути — у будь-якій зручній формі:
- електронна таблиця (Excel, Google Sheets);
- бухгалтерський сервіс (наприклад, Fairo, Сота, БукКіпер, SmartFin);
- власна система, якщо дані можна надати на вимогу податкової.
У таблиці варто зазначати:
- дату надходження коштів;
- суму;
- контрагента (за бажанням);
- короткий опис операції (наприклад, «оплата за послуги дизайну»);
- спосіб отримання коштів (готівка, безготівка, термінал тощо).
Звітність: коли та як подавати
1 група
Декларація подається раз на рік — до 1 березня за попередній рік. Сплата єдиного податку — щомісячно до 20 числа. Облік доходів вести треба, але декларацію можна заповнити й без книги, якщо облік вели у зручному форматі.
2 група
Декларація також подається раз на рік — до 1 березня. Єдиний податок сплачується щомісячно (до 20 числа).
3 група
Декларація подається щоквартально:
- до 10 травня (за І кв.),
- до 10 серпня (за ІІ кв.),
- до 10 листопада (за ІІІ кв.),
- до 10 лютого (за IV кв.).
Ставка — 5% (або 3% + ПДВ, якщо ФОП є платником ПДВ). Сплата податку — до 20 числа місяця, наступного за звітним кварталом.
Усі ФОП також щомісячно сплачують ЄСВ — до 20 числа наступного місяця (навіть без доходу).
В нашій статті дізнайтеся детальніше — як правильно подавати декларацію у 205 році.
Що варто врахувати у 2025 році
У 2025 році варто активно користуватися електронним кабінетом платника, адже це зручний спосіб слідкувати за податковою інформацією, подавати звітність і вести офіційну комунікацію з податковою службою. При цьому важливо пам’ятати: навіть якщо ви не використовуєте офіційно затверджену книгу обліку, ваші дані про доходи мають бути чітко впорядковані та доступні.
У разі перевірки податкова може вимагати підтвердження правильності та правдивості зазначених сум, тому неформальний облік повинен бути таким, щоб ви легко могли надати пояснення і документи.
ФОП на єдиному податку зобов’язані вести облік доходів, навіть якщо паперову книгу вже не потрібно реєструвати. Декларації подаються залежно від групи — щоквартально або щорічно. Найкраща стратегія — вести облік регулярно та зручно для себе, аби не витрачати час у звітний період і бути готовими до будь-яких перевірок.